Bir müşteri projesinin tamamlanmasından bir gün önce, yavaş ama emin adımlarla gelen revizeleri olabiliyor. Müşteri burada veya orada küçük bir değişiklik istiyor olabilmesi de olası. Peki, bu ve bunun gibi durumlarda neler yapılabilir?
Belki başka bir iç sayfa ekliyor, bir e-posta kadansını yeniden tasarlıyor veya sohbet botlarını özelleştiriyor. Profesyonel ve esnek olmak isteyen içgüdünüz, bu düzenlemeleri mümkün olduğunca hızlı bir şekilde dahil etmek için elinizden gelenin en iyisini yapmaya çalışmaktır. Çok geçmeden, kendinizi projenin olacağını düşündüğünüzün ötesinde iş yaparken buluyorsunuz.
İş analistlerine “Kapsam netleştirme çalışmalarına iş birimlerinin katkıları sizce nedir?” diye sorarsak muhtemelen:
Durmaksızın yeni özellikler ekliyorlar,
Mevcut gereksinimleri sürekli değiştiriyorlar,
Ne istediklerini tam olarak bilmiyorlar gibi cevapları duyarız.
Peki projelerin süresini uzatan kapsam kaymalarının sorumlusu, gerçekten iş birimleri ya da diğer paydaşlar mıdır? İş analistlerinin payı yok mudur?
Genel olarak paydaşlardan gereksinimlerini tanımlayabilmesi, tüm detay ve süreçler ile iş kurallarını bilmesi bekleniyor.
Geleneksel ya da Güçlü, farklı tip metodolojiler uyguluyor olsanız da iş analistlerinin rolü, keşif fazında iş birimlerinin belki de farkında olmadıkları gereksinimleri ortaya çıkarmaktır. Daha iyi bir gereksinim toplama süreci yürütebilmek için iş analistlerinin beklentilerini değiştirerek, kapsam kaymalarını engellemesi ve bunun için bazı önemli aksiyonlar almaları gerekli.
Kulağa tanıdık geliyor mu? Hepimiz oradaydık. Kapsam kayması.
Neyse ki, aşağıda belirtilen proje yönetimi uygulamalarıyla müşterilerinizin ihtiyaç ve beklentilerini karşılamaya devam ederken kapsamdaki kaymayı kontrol edebilirsiniz.
Bu makalede, kapsam kaymasının zorluklarına geniş bir göz atacağız:
Kapsam akışını ve projelerinizi nasıl etkileyebileceğini tanımlama
Kapsam kaymasının yaygın nedenlerini belirleme
Kapsam kaymasını önlemek için kanıtlanmış ipuçları
Kapsam kayması ortaya çıktığında yönetme yolları
Kapsam kayması nedir?
Bir projenin “kapsamı”, sizin ve müşterinizin tanımladığı ve üzerinde anlaştığınız tüm ürünler, hizmetler ve sonuçlardır. Kapsam “kayma”, müşterinin ihtiyaçları projenin zaman çizelgesine ve bütçesine etkilerini dikkate almadan yol boyunca değiştiğinde gerçekleşir.
Doğal olarak, esnek olmak ve gittikçe değişiklik yapabilmek herhangi bir tasarım projesi için önemlidir. Bir müşterinin yeni fikirleri, ek ihtiyaçları veya proje yönetiminde herkesin uyum sağlamasını gerektiren bir değişikliği olabilir. Çoğu zaman, bu değişiklikler daha iyi bir nihai ürün elde edilmesini sağlar ve buna göre ayar yapmak, sorun yaşamanız gerektiği anlamına gelmez.
Bununla birlikte, kapsam değişiklikleri, bu değişikliklerin tüm proje paydaşları tarafından onaylanmadığı ve bunların zaman, maliyet ve personel kaynakları üzerindeki etkilerinin dikkate alınmadığı durumlarda ortaya çıkar.
Çevik bir profesyonel olarak, bir projenin planında, fazladan bir görev ya da 2 yapmanın ne kadar önemli olduğunu düşünüyorsunuz? Ancak, yetkisiz iş almak, müşterinizle olan ilişkiniz için tehlikeli bir emsal teşkil eder ve ayrıca yoldaki iş akışı sorunları için ajanslar ve serbest çalışanlar da kurabilir.
Bu şekilde düşünün: Bir projenin orijinal kapsamının ötesine geçen değişiklikler üzerinde çalışmak, ekibinize ve bütçenize gereksiz bir yük getirir. Ayrıca, müşteri büyük olasılıkla bu değişikliklerin başlangıçta üzerinde anlaştığınız zaman çizelgesi ve maliyetlerde yapılmasını bekler. Sonuç olarak, acele veya eksik çalışmaya, kaçırılan son teslim tarihlerine, stresli personele ve nihayetinde mutsuz müşterilere yol açabilecek projenin merkezi kısımlarına odaklanmayı kaybedersiniz.
En kötü senaryo, yetkisiz çalışma, diğer projelerin sunumunu yavaşlatarak, personel verimliliğini azaltarak ve gelirinize zarar vererek tüm işinizi etkileyebilir.
İyi haber, iyi proje yönetimi uygulamaları ve müşterilerinizle yakın iletişim ile kapsam kaymasını kontrol edebilmenizdir. Bunlardan bazılarını zaten yapıyor olabilirsiniz veya web tasarımına tamamen farklı bir yaklaşım gibi gelebilirler. En iyi uygulamalara bakmadan önce, kapsam kaymasının en yaygın nedenlerini belirleyelim.
Kapsam kaymasının 5 yaygın nedeni
Kapsam kaymasıher endüstriyi etkiler, ancak kapsamı yönetmek özellikle web tasarımı gibi yaratıcı alanlarda zordur.
İşte web tasarım projelerinde kapsam kaymasının 5 yaygın nedeni:
Kötü tanımlanmış proje gereksinimleri
Değişiklikleri yönetme süreci yok
Müşterinizin değişiklik istemesi için tutarlı bir yöntem yok
Müşteri katılımının olmaması
Fazla dağıtım ve altın kaplama
1. Kötü tanımlanmış proje gereksinimleri
Bir proje için net bir plana sahip olmama, kapsam kaymasının en yaygın nedenidir. Proje gereklilikleri, proje başlamadan önce hem müşteri hem de profesyonel tarafından tartışılmaz, üzerinde anlaşılır ve açıkça anlaşılırsa, kapsamda kayma neredeyse garanti edilir.
Sorunun bir kısmı, müşterilerin kapsamı düşünmemeleridir. İşlerinin başarılı olmasına yardımcı olan bir ürün veya hizmet almaya odaklanmışlardır. Müşterilerin ilk başta ne istediklerini tam olarak bilmemeleri de yaygındır. Projeleri ilerledikçe, aradıklarını ve yavaş ama emin adımlarla, küçük ince ayarların listesi birikir ve projeyi orijinal kapsamın ötesine iter.
Bu, proje eylem planını başlatma ve projenin kapsamını, ajansın veya serbest çalışanın omuzlarına kare olarak tanımlama sorumluluğunu ortaya koyar; bu, size biraz nasıl yapacağınızı göstereceğiz.
2. Hiçbir tutarlı geri bildirim süreci
Bir proje ilerledikçe bir müşterinin değişikliklere ihtiyacı olması normaldir, ancak hem müşterinin hem de profesyonelin bunları izlemesi ve yönetmesi için açıkça tanımlanmış bir süreç yoksa, bu değişiklikler de kapsamı kapatabilir.
Bu tür bir süreç olmadan, ajanslar ve serbest çalışanlar, proje boyunca değişiklik talepleri ve yeni özelliklerle boğulma riski altındadır.
Spektrumun diğer ucunda, sağlam bir müşteri geri bildirim süreci de “kapsam öldürme” adı verilen bir fenomeni önlemeye yardımcı olabilir. Değerli değişiklikler yapılmadığında bu gerçekleşir, çünkü ekipler orijinal iş kapsamına çok sıkı sıkıya bağlı kalırlar. Her şey, işleminizin yapıyı ve esnekliği dengelediği uygulanabilir bir ortam bulmakla ilgilidir.
Geri bildirim sürecine sahip olmak, kapsam kaymasının diğer 2 nedenini de kontrol etmeye yardımcı olabilir: proje ekiplerinin proje yöneticisinin bilgisi olmadan değişiklikler üzerinde çalıştığı kaydedilmemiş değişiklikler ve ekiplerin müşterilerini etkilemek için kendi başlarına değişiklik yaptıkları karşılıksız değişiklikler.
3. Müşterinizin değişiklik istemesi için tutarlı bir yöntem olmaması
Müşteriniz geri bildirim sürecinizi bilmiyorsa, karışıklığa yer açarsınız.
Örneğin, talep edilen bir değişiklik için müşterinizden ihtiyacınız olan tüm bilgileri ve diğeri için neredeyse hiç rehberlik almazsınız. Bu, birden fazla paydaşı olan projeler için ortak bir sorundur, çünkü her birinin proje öncelikleri ve bunları iletme tarzı hakkında kendi fikirleri vardır.
Tasarımcılar daha sonra müşterinin ne istediğini tahmin etmek veya kendilerini herkesi memnun etmeye çalışırken bulmak zorunda kalıyorlar, bu da üretken sonuçlara yol açmıyor.
4. Müşteri katılımının olmaması
İstemcilerden gelen değişiklik isteklerinin, yanlış yönetildiğinde kapsamda kaymaya neden olduğu hakkında konuştuk. Ancak, yeterli müşteri katılımının olmaması da aynı derecede zararlı olabilir.
Müşterilerin ulaşması zor olduğunda veya web tasarım sürecinize davet edilmediğinde, ajanslar ve serbest çalışanlar proje kararlarını kendileri vermek zorunda kalırlar. Bunu yaparak, bir müşterinizin aklındaki şeylerle uyumlu olmayan bir yönde bir proje alma riskiniz vardır veya daha sonra başka sorunlara neden olabilir.
İstemciler yanıt vermediğinde, genellikle kasıtsız olduğunu unutmayın. Muhtemelen odaklarını çeken başka görevler veya öncelikler var.
5. Fazla dağıtım ve altın kaplama
Her dijital ajans veya serbest çalışan, müşterilere en iyi çalışmalarını sunmak, değerlerini göstermek için ekstra çaba sarf etmek ve onlarla harika bir ilişki kurmak istiyor.
Her ne kadar bir müşterinin size verdiği her değişiklik talebini kabul edip eyleme geçmeye başlarsanız, doğru altyapı olmadan bu tutum bir sorun haline gelebilir. İyi niyetleriniz çok az değer sağlayan ekstra işlere yol açtığında, kendinizi kapsam kayması riski altına sokarsınız.
Bu riskler arasında aşırı çalışma süreleri, aşırı çalışanlar, düşük kaliteli işler veya müşteriniz için diğer önemli önceliklerin tamamlanmaması yer alır.
“Altın kaplama” kapsam kaymasına neden olabilecek başka bir iyi niyettir. İşte o zaman tasarımcılar, katma değerin ek zaman ve çabaya değmeyeceği noktaya kadar işlerini ince ayar yapmaya devam ediyor.
Kapsam kaymasına karşı alınacak bazı önlemler
Kapsam kaymasına karşı geliştireceğiniz bazı stratejiler iş sürecinde kurtarıcı role sahip olabilir.
1. Düşünce setinizi gözden geçirin
Bakış açınız ve düşünme şekillerinizi gözden geçirmelisiniz. Gereksinimlerin toplanması (gather) düşüncesini bir kenara bırakarak gereksinimleri ortaya çıkarmayı (elicit) amaç edinmelisiniz.
‘Gathering’ pasif bir aktivitedir, iş biriminin söylediği gereksinimleri toplarsınız, ‘Elicitation’ ise sizi düşünmeye, doğru soruları sormaya teşvik eder ve iş biriminin ifade etmediği ya da edemediği ihtiyaçlarını da ortaya çıkarmanızı sağlar.
2. Yaklaşımınızı değiştirmeyi düşünün
Her projede aynı teknikler işe yaramayacaktır; çünkü her bir proje kendi dinamiklerini taşır. Bu sebeple projenizin başında projenize ve paydaşlara ulaşabilmek ve etkileşimi tetiklemek için ortak çalışmaya dayalı oyunlar, card sorting, prototyping, yeni analiz yapıları gibi farklı teknik ve yaklaşımları değerlendirmelisiniz.
3. Değerler ve nedenler konusunu tekrar ele alın
Kapsam kaymalarını azaltmak için öncelikli olarak “Neden” sorusunu sormalı ve cevabına odaklanmalısınız. Projenin hangi amaçla yapıldığı herkes için net olduktan sonra paydaşlarınızla birlikte sizi bu amaca ulaştıracak değeri üreten gereksinimleri tanımlamalısınız.
Hangi sorunu çözmeye çalışıyoruz?
Hangi ihtiyacı gidermeye çalışıyoruz?
4. Boşlukları keşfedin
Projenin en başında tüm soruların cevabını vermek mümkün olmayacak, muhakkak netleşmesi gerekecek açık konular kalacaktır. Bunun normal bir süreç olduğunu kabul ederek öğrenme ve keşfetme fazını daha iteratif bir şekilde farklı toplantılar ya da gereksinim toplama tekniklerini kullanarak ilerletin.
5. Büyük resmi oluşturun
Unutmayın birçok iş birimi, ihtiyaçları hakkında net bir özet ortaya konana dek ihtiyaçlarının farkında olmayabilirler. Bu sebeple projenin gereksinim toplama çalışmalarında da görsel modeller ile gereksinimleri daha somut hale getirmelisiniz.
6. İnsanların fikir üretmelerini sağlayın
Emin olun ki; düşünmeleleri için biraz zaman tanıyabilirseniz iş birimleri ihtiyaçları hakkında daha iyi karar verebilirler. Örneğin bunu gereksinim belirleme toplantıları aralarında yaparsanız, temsilciler toplantıdan notlarını ekipleri ile paylaşarak mevcut düşüncelerini olgunlaştırarak daha rafine gereksinimlerle masaya geri dönebilirler.
7. Değişime açık olun
Takımlar ne kadar iyi olursa olsun, gereksinim ve kapsamda değişiklikler her zaman söz konusu olabilir, bu yüzden değişime daima hazırlıklı olmanız gerekli. Eğer hazırlıklı iseniz değişiklikler işleyişinizi daha az etkileyecektir.
Comments